POS system, hva er det og hvilket er for meg?

Pos system, kvinne handler

Et POS system er systemet bak og opplegget rundt et kassaapparat. Det vil si operativsystemet, terminaler og andre hjelpemidler i en bedrift som tillater sømløs kommunikasjon mellom partene på arbeidsplassen gjennom en teknisk løsning. Denne tekniske løsningen er som regel bygget på skyteknologi.

POS system står for Point Of Sale, og vil si salgssystemet som er tilstede ved et utsalgssted. Et POS system er et must for en bedrift som driver direktesalg til forbrukere ved et utsalgssted. Med utsalgssted så mener jeg for eksempel en bar, restaurant, salg & retail eller en skjønnhets og velvære klinikk som et spasenter, frisørsalong eller neglsenter.

Utsalgssteder trenger et POS system

Når jeg sier det er et must så er det ikke bare bokstavelig talt, men også fra et lovlig perspektiv. Et utsalgssted i Norge i 2019 er påkrevd å kunne rapportere salg, skatter og moms. Det er veldig krevende å produsere de påkrevde salgsrapportene som Z og X rapporter uten hjelp av teknologi. Et POS system vil kunne produsere disse rapportene. Disse rapportene vil deg som bedriftseier en god oversikt over salg og statistikk ment for driftsplanlegging og salgsdeklarasjoner for staten.

Forskjellige systemer for forskjellige næringsvirksomheter

Hva som inngår i et POS system er helt avhengig av hvilken type næringsvirksomhet som skal bruke systemet. Eksempelvis så stiller en matbutikk helt andre krav til et POS system enn det en frisørsalong gjør.

Salg & Retail

Hvis du driver en matbutikk, så er det helt essensielt å hele tiden vite hvilke produkter som er på lager. Det er også veldig viktig at POS systemet kan sømløst oppdatere varelageret ettersom produkter blir solgt. For eksempel, hvis en melkekartong blir solg, at salget blir registrert og at systemet vet at det nå befinner seg en melk mindre i varesortimentet til butikken. Når POS systemet registrerer at det blir færre av en type vare enn det ønskede minimumet til en manager, så kan systemet produsere en innkjøpsliste som kan leveres til leverandør. Dette vil spare deg som bedriftseier for mye arbeid.

Bar & Restaurant

I bar og restaurant så er det andre krav som stilles til et POS system. Her er det viktig at de forskjellige arbeidsrollene kan jobbe autonomt sammen på en hensiktsmessig måte. Dvs i praksis at en vert i døren vil kunne ha en oversikt over leveringstider på mat fra kjøkkenet, og antall ledige bord. Et annet eksempel er at når en servitør taster inn en bestilling på et nettbrett eller en stasjonær skjerm, så blir matbestillinger automatisk sendt til kjøkkenet mens drikkebestillinger blir sendt til baren.

En annen viktig funksjon er oversikt over salg av hver enkel vare, så man kan se hvilke som bringer inn penger til bedriften, og hvilke varer som kan byttes ut. Det er også viktig at det er gode funksjoner for å legge til nye retter og drikkevarer. Mange restauranter er avhengige av å kunne tilpasse menyen etter trender og tilgjengelighet på råvarer, dette gjør det desto viktigere å ha et godt POS system der man enkelt kan legge til å fjerne varer.

Skjønnhet og Velvære

Et POS system optimalisert for skjønnhet og velvære vil igjen kunne trenge andre funksjoner enn det en restaurant vil trenge. En viktig funksjon for en skjønnhet og velvære bedrift vil være en kalenderfunksjon. Nesten hele bedriftsmodellen revolverer rundt å kunne fylle ledige tomrom i de ansattes arbeidsdag med timer. Her er det viktig å lett kunne legge til, fjerne og endre timer på en brukervennlig kalenderfunksjon.

Små og mellomstore bedrifter

Hos en mindre bedrift så er pris kanskje noe av det viktigste. Da kan det være flott med et mobilt POS system som ofte er et mye billigere alternativ til store dyre stasjonære systemer. Hos en liten kaffebar for eksempel, så trenger man kanskje ikke mer enn en enkel betalingsterminal, kvitteringsmaskin og et nettbrett hvor man kan taste inn bestillinger. Nye mobile POS systemer er gode å rimelige, og kan tilby mange av de samme funksjonene som de mer stasjonære og tradisjonelle.

Et lite og mobilt POS system kan også produsere X og Z rapporter, holde kontroll over varelager, tilby enkel endring av meny samt tilby sømløs kommunikasjon mellom betalingsterminal, kvitteringsmaskin og skjerm.

Hva inngår i et POS system?

Pos system, betalingsterminal, stasjonær touchskjerm
Hva inngår i et Pos system? Her er det et system med en betalingsterminal og en enkel stasjonær touchskjerm.

Som forklart over, så er det mye forskjellige funksjoner og tilbehør til forskjellige næringsvirksomheter. Uansett så er det ofte et par komponenter som er tilstede i et POS system, og de er som følge:

Touchskjerm, denne er ofte selve hjernen bak operasjonen og kommuniserer autonomt med andre komponenter. Skjermen kan enten være et mobilt nettbrett eller en mer tradisjonell stasjonær touch skjerm.

Pengeskuff, selv om mange transaksjoner i dag gjøres kontantløst så er det fortsatt gunstig å kunne tilby kunder muligheten til å betale med kontanter.

Kortleser, en kortleser er viktig for å kunne holde kontroll over hvor mye de ansatte jobber ved å tillate inn og utklokking. En kortleser er også praktisk for å kunne lese gavekort.

Kvitteringsprinter. Denne er det vanskelig å komme seg unna, ettersom det er lovlig pålagt å kunne tilby kunder kvittering ved kjøp av varer.

Programvare. Et godt programvare med et bra og logisk brukergrensesnitt er viktig så de ansatte ikke trenger overdreven opplæring i bruk av systemet. Et flott POS system er et der funksjonene er logiske og ikke trenger mye forklaring for å kunne brukes.

Betalingsterminal, en god betalingsterminal er viktig så det ikke blir feil når kunder skal betale med kort. Nye betalingsterminal vil også kunne settes opp mot et POS system. Dette er viktig så en servitør kan taste inn et bord nummer, for så og få opp pris og regning.

Offline funksjon, en offline funksjon er kjempeviktig. Hvis internettet forsvinner over kort tid, så er det viktig for forretningen at det fortsatt kan gjøres salg.

Hvis du trenger et POS system, så er vi i PayBox klare til å hjelpe deg. Vi har mange flotte skreddersydde løsninger som vil passe for akkurat din bedrift. Vi gleder oss til å høre fra deg! Kontakt oss her.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *